Cihan Yılmaz, Scrum Master Gelişim Programı’nda retrospektif çerçevesine değinmiştir. Buna kendi yorumlarımı da ekleyerek biraz daha açmak istiyorum.
Scrum etkinliklerinden biri olan retrospektif çerçevesi aşağıdaki 5 adımdan oluşur.
Retrospektif Çerçevesi
- Ortamı hazırla
- Veri topla
- Fikir üret
- Ne yapılacağına karar ver
- Retrospektifi kapat
İyi bir Scrum Master, iyi bir retrospektif çerçevesi oluşturur. Zaman yönetimini sağlamak için etkinlik öncesinde tüm akış planlanmalı ve ihtiyaç olabilecek tüm araçlar ve metotlar hazır olmalıdır.
Her retrospektif sonunda yapılan etkinliğinde retrospektifinin yapılması, bir sonraki etkinliğin daha iyi kurgulanmasına ve geçmesine girdi sağlayacaktır. Devamlı gelişim için devamlı geribildirim almak vazgeçilmez bir yöntem olmuştur. Unutmayın, aşağıdaki akış sizin için bir kural değil, referans olmalıdır.
1.Ortamı Hazırla
Online toplantıların da çokça hayatımıza girdiği bu dönemde, toplantılar online ya da yüz yüze olabilir. Bu nedenle, bu kısmı karşılama ve açılış olarak 2 kısma ayırıyorum.
Karşılama
Yüz yüze aktivitelerde, retrospektifin yapılacağı ortama önceden gidilir ve ortamın havası koklanır. Eksik araç gereç varsa bunlar temin edilir ve uygun düzende yerleştirilir. Ortam sıcaklığı ve havalandırılması kontrol edilerek uygun şartlar sağlanır. Aktiviteye katılacak olan herkes karşılanır ve zaman ayırdıkları için teşekkür edilir.
Online aktivitelerde ise, hangi online araç gereç kullanılıyorsa (mural, jira, miro gibi) arkada hazır halde bulundurulmalıdır. Katılımcılar toplanırken arka planda çalacak bir müzik belirlenebilir. Ekranda güne uygun olan esprili bir şey paylaşılabilir. Bunların hepsi katılımcıların enerjisini yükseltmesine yardım edecektir. Toplantıya giriş yapan herkese katılım sağladıkları için teşekkür edilir.
Açılış
Bu kısma geçiyorsak, toplantıya katılımlar sağlanmış ve retrospektifi açıyoruz demektir. Aktivitenin amacından bahsedilerek genel akış hakkında bilgi verilir. Toplantıya herkesin katılımını daha en başta sağlamak için herkesten geçmiş döngüyle ilgili birer cümle kurması istenir. Scrum Master’ın son sözü alması tercih edilir. Böylelikle, bu cümleyi takımın son döngüyü hatırlamasını sağlayarak kullanır ve artık aktivite için takım hazırdır.
2. Veri Topla
Bu kısımda, yorumlamanın kolay olması için görselleştirilmiş verilerden yararlanabilir. (Burn-down, burn-up grafikler, sistem ve müşteri teslim zamanları, bitmeyen iş sayısı, aynı anda üzerinde çalışılan iş sayısı gibi) Ancak, zaman yönetimi için bu veriler toplantı öncesinde çıkarılmış olmalıdır.
Verileri de görselleştirdiysek, toplantı katılımcılarının hisleri toplanmalıdır. Herkese dokunmak gereklidir. Bu nedenle, Scrum Master’ın takımı tanıması çok önemlidir. Örneğin, ekipte çekinik bir kişi varsa, düşüncelerini açıkça paylaşmaktan çekinebilir. Bu gibi durumlarda, sessiz veri toplama yöntemleri düşünülmelidir. Yüz yüze etkinliklerde, kağıda yazma metodu kullanılabilir. Online etkinliklerde ise isimsiz anket kullanılabilir.
Unutmayın, insanlar önündeki engelleri kaldırmalıyız. Toplanılan veriler ve düşünceler takımla paylaşılarak, takımın ortak noktaya gelmesi sağlanır. Bu kısmında iyi giden şeyler ve pek iyi gitmeyen şeylerin konuşulması atlanmamalıdır.
3. Fikir Üret
Veriler hazırsa, hadi iyileştirme için fikirleri konuşalım. Belki de takım için en zor kısım burasıdır.
Birinci zorluk, katılımcılardan çok fazla fikir/öneri gelmemesi olabilir. Bu nedenle, Scrum Master öncesinde fasilitator soruları hazırlamalıdır.
İkinci bir zorluk ise çok fazla fikir paylaşılmasıyla kaos ortamı olabilir. Böyle bir sıkıntı olursa, katılımcılar gruplara bölünebilir. Böylelikle aynı zaman diliminde daha fazla fikir tartışılmasına fırsat verilir. Eğer bu yöntem seçilirse, bir grup sözcüsü sayesinde tüm grupların fikirleri herkesle paylaşılmış olunmalıdır.
4. Ne Yapılacağına Karar Ver
Takımın bir sonraki sprintte yapabileceği kadar iyileştirme aksiyonuna karar vereceği kısımdır. Öncelikle takım için değerli iyileştirme fikirleri önem sırasına koyulmalıdır. Daha sonra takımın kapasitesi göz önüne alınarak bunlardan kaç tanesinin önümüzdeki sprinte alınacağına karar verilmelidir.
Ayrıca bir önceki retrospektifte ortaya çıkan ancak takım kapasitesi yetersiz olduğu için ele alınamayan fikirler varsa bu fikirler de değerlendirilmelidir.
Buradaki amaç, yapılan işin kalitesini ve takımın etkinliğini arttırmak için en önemli iyileştirme aksiyonunu belirlemektir.
5. Retrospektifi Kapat
Herkesin hizalanmış şekilde toplantıdan ayrılması için aktivite özetlenir ve belirlenen iyileştirme aksiyonlarının altı çizilir.
Katılımcılardan yapılan retrospektif için birer cümleyle değerlendirme alınır. Bu bir sonraki retrospektifin de iyileştirmesi için yol gösterecektir.
Son olarak, katılım için teşekkür edilerek retrospektif çerçevesi kapatılır.
Referanslar
Yılmaz, C. Scrum master gelişim programı. Çevik, Yalın, Sade. . .
